HMS-HANDBOK

Voss Taxi AS

1. Føremål

HMS-handboka er det overordna styringsdokumentet for helse, miljø, sikkerheit og systematisk internkontroll i Voss Taxi AS. Handboka skal gi ei samla oversikt over korleis verksemda organiserer, gjennomfører, dokumenterer og følgjer opp HMS-arbeidet.

• sikre eit trygt og forsvarleg arbeidsmiljø
• førebyggje ulykker, skadar, helseskade og uønskte hendingar
• sikre trygg persontransport og forsvarleg operativ drift
• sikre dokumentert risikostyring, avvikshandtering og forbetring
• klargjere ansvar, roller og rapporteringslinjer
• vise til gjeldande rutinar, skjema og støttedokument

2. Omfang

Handboka gjeld for Voss Taxi AS og for personar som utfører arbeid eller oppdrag på vegner av verksemda, så langt rutinane er relevante for rolla deira.

• styret og dagleg leiar
• tilsette og innleigde
• løyvehavarar og sjåførar tilknytte sentralen
• personar som brukar sentralen, systema eller felles rutinar
• oppdrag der Voss Taxi AS har ansvar for koordinering, dokumentasjon eller internkontroll

3. Overordna HMS-policy og mål

Voss Taxi AS skal drive verksemda på ein trygg, forsvarleg og lovmessig måte. Tryggleik skal prioriterast framfor tidspress, økonomi eller andre omsyn når det ligg føre uakseptabel risiko.

• HMS skal vere ein integrert del av dagleg drift.
• Risiko skal vurderast før arbeid, endringar og nye oppgåver vert sette i verk.
• Avvik, nestenulukker og farlege forhold skal meldast og følgjast opp.
• Alle skal bidra til eit respektfullt og inkluderande arbeidsmiljø.
• Systemet skal vere enkelt, dokumentert og praktisk å bruke.

4. Organisering, ansvar og mynde

Ansvar og mynde er nærare regulert i styringsdokumenta STY-002, STY-003 og STY-004. Hovudfordelinga er slik:

5. HMS-mappestruktur og dokumentstyring

HMS-systemet skal vere lagra i godkjend digital mappestruktur. Berre siste godkjende versjon skal nyttast som aktivt dokument. Utgåtte dokument skal flyttast til arkiv og ikkje brukast i drift.

6. Risiko, avvik og forbetring

Voss Taxi AS skal arbeide systematisk med risiko, avvik og forbetring. Arbeidet skal vere praktisk og tilpassa risikoen i drosjedrift, sentraldrift, persontransport, pasientreiser, personvern og arbeidsmiljø.

• Risikovurdering skal gjennomførast årleg og ved vesentlege endringar.
• Avvik og nestenulukker skal meldast i avvikssystemet.
• Tiltak skal ha ansvarleg person og frist.
• Alvorlege hendingar skal vurderast av dagleg leiar og rapporterast vidare ved behov.
• Erfaringar frå avvik og hendingar skal nyttast i årleg gjennomgang.

7. Arbeidsmiljø og personell

Arbeidsmiljøet skal vere forsvarleg, inkluderande og prega av respekt. Voss Taxi AS skal ha låg terskel for å melde frå om farlege forhold, trakassering, vald, truslar, rus/påverka tilstand eller andre forhold som kan påverke tryggleik og arbeidsmiljø.

• Nye sjåførar og tilsette skal få nødvendig opplæring før dei utfører arbeid åleine.
• Sjukefråvær skal følgjast opp etter gjeldande rutinar og regelverk.
• Nattarbeid og skiftarbeid skal vurderast med omsyn til helse, trøyttleik og trafikktryggleik.
• Rusmiddel og påverka tilstand er ikkje foreinleg med arbeid for eller på vegner av Voss Taxi AS.

8. Trafikktryggleik og operativ drift

Trafikktryggleik er eit kjerneområde i HMS-arbeidet. Sjåfør skal vere skikka, uthvilt og kvalifisert, og skal følgje gjeldande reglar for førarrett, køyresetel, arbeidstid, trafikktryggleik og kundebehandling.

• Trygg køyring skal prioriterast framfor tidspress.
• Mobilbruk, samband og anna utstyr skal nyttast forsvarleg.
• Hendingar med kunde, trafikk, bil eller utstyr skal meldast dersom dei kan ha HMS- eller driftsmessig betydning.
• Pasientreiser og sårbare passasjerar skal handterast med særleg omsyn til tryggleik, teieplikt og verdig framferd.

9. Køyretøy, utstyr og teknisk tryggleik

Køyretøy og teknisk utstyr skal vere i forskriftsmessig og forsvarleg stand. Manglar som kan påverke tryggleik, drift eller kundebehandling skal meldast og rettast utan ugrunna opphald.

• køyretøy skal ha gyldige godkjenningar og relevant dokumentasjon
• sikkerheitsutstyr skal vere tilgjengeleg der det er kravd eller vurdert nødvendig
• feil på taksameter, betalingsløysing, samband eller anna kritisk utstyr skal følgjast opp
• årleg kontroll av sjåfør, køyretøy og løyvehavar skal dokumenterast der dette er relevant

10. Beredskap og hendingar

Voss Taxi AS skal ha beredskap for hendingar som kan påverke liv, helse, tryggleik, drift eller omdømme. Beredskapsrutinar skal vere kjende og enkle å bruke.

• ulykker og personskade
• akutt sjukdom hos passasjer, sjåfør eller tilsett
• vald, truslar, ran eller aggressiv åtferd
• brann, tekniske feil, nedetid eller bortfall av kritiske system
• personvernavvik eller tap av sensitiv informasjon

11. Helse, ergonomi og førstehjelp

Voss Taxi AS skal arbeide førebyggjande med helse, ergonomi og førstehjelp. Informasjonsmateriell i mappa for helse, ergonomi og førstehjelp er støttemateriell og ikkje eigne styrande rutinar, med mindre dokumentet er særskilt godkjent som aktiv rutine.

• førebyggje belastningsplager frå stillesitjande arbeid og tunge løft
• ha tilgjengeleg førstehjelpsutstyr der det er relevant
• sikre nødvendig førstehjelpskompetanse for relevante roller
• ta omsyn til trøyttleik, søvn, nattarbeid og psykososial belastning

12. Personvern og informasjonssikkerheit

Personopplysningar skal behandlast lovleg, sikkert og berre når det er nødvendig. Tilgang til system, dokument og personopplysningar skal vere basert på rolle og tenestleg behov.

• GDPR-001 Personvernrutine
• GDPR-002 Protokoll over behandling av personopplysningar
• GDPR-003 Personvernavviksskjema
• rutinar for tilgangsstyring, lagring, sletting og avvik

13. Opplæring og kompetanse

Opplæring skal dokumenterast. Det skal gå fram kven som har fått opplæring, kva opplæringa gjeld, dato for gjennomføring og kven som har kontrollert eller godkjent opplæringa.

• mottak og opplæring av nye sjåførar
• sjåførinstruks og operative rutinar
• pasientreiser, teieplikt og personvern
• avvik, beredskap, vald/truslar og rus/påverka tilstand
• førstehjelp, ergonomi og relevante HMS-tema

14. Årleg gjennomgang og revisjon

HMS-systemet skal gjennomgåast minimum årleg, og elles ved vesentlege endringar, alvorlege hendingar eller avdekte manglar. Gjennomgangen skal dokumenterast og nyttast til å oppdatere mål, risikovurderingar, rutinar og handlingsplanar.

• status på mål og tiltak
• avvik, hendingar og læringspunkt
• endringar i drift, risiko eller lovkrav
• behov for opplæring, revisjon eller nye tiltak
• oppfølging av tidlegare handlingsplanar

15. Lover og forskrifter

Voss Taxi AS skal etterleve relevante krav i gjeldande lover, forskrifter, kontraktar og interne styringsdokument. Lovkopiar i vedlegg/referanse er støtteinformasjon; oppdatert tekst skal kontrollerast mot Lovdata eller annan offisiell kjelde ved behov.

• arbeidsmiljølova
• internkontrollforskrifta
• yrkestransportlova og relevante forskrifter
• forskrift om arbeidstid for sjåførar
• personopplysningslova og GDPR
• bokførings- og dokumentasjonskrav der dette er relevant

16. Relaterte dokument

17. Revisjon og godkjenning

Denne HMS-handboka er godkjend av styret i Voss Taxi AS og gjeld frå dato for godkjenning.